Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Steve Weidel

INKLUTEC

Ehestorfer Weg 94 C

21075 Hamburg

2. Überblick der Verarbeitungen

InkluDocs ist ein KI-gestützter Alt-Text-Generator für barrierefreie Dokumente. Im Rahmen der Nutzung verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich zur Erbringung des Dienstes. Hosting und Datenhaltung erfolgen in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union; die KI-gestützte Beschreibung kann auch außerhalb der EU stattfinden (Einzelheiten zur KI-Verarbeitung siehe Abschnitt 5).

3. Hosting

Diese Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) gehostet. Die Server befinden sich in Deutschland. Hetzner verarbeitet Daten in unserem Auftrag und ist vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.

Beim Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen in Server-Logdateien gespeichert, die Ihr Browser übermittelt. Dazu gehören: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur GMT, angeforderte Seite, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer-URL und User-Agent. Diese Daten dienen der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung des Dienstes).

4. Registrierung und Benutzerkonto

Für die Nutzung von InkluDocs ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben wir:

Name (frei wählbar)
E-Mail-Adresse
Passwort (wird nur als kryptografischer Hash gespeichert)

Diese Daten werden ausschließlich für die Bereitstellung Ihres Benutzerkontos und die Kommunikation mit Ihnen verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5. KI-Verarbeitung

Die KI-gestützte Beschreibung Ihrer hochgeladenen Bilder und Dokumente sowie die Erzeugung von Quickinfos für Formulare erfolgt über Google Vertex AI, einen Dienst von Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Dabei kommt das Sprachmodell Gemini von Google zum Einsatz. Wir nutzen den globalen Endpunkt von Vertex AI; die Verarbeitung kann daher in Rechenzentren außerhalb der Europäischen Union, auch in den USA, stattfinden. Google ist als Auftragsverarbeiter tätig; es gelten das Google Cloud Data Processing Addendum und die darin enthaltenen EU-Standardvertragsklauseln, zudem ist Google LLC unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt.

Google nutzt Ihre Eingaben und die erzeugten Texte nicht zum Training von Modellen. Den Zwischenspeicher, mit dem Google Eingaben sonst bis zu 24 Stunden vorhält, haben wir für unser Projekt abgeschaltet; Eingaben und Ausgaben werden nicht über die Bearbeitung der Anfrage hinaus gespeichert. Ausgenommen ist die Missbrauchsüberwachung: Bei Verdacht auf Missbrauch kann Google Eingaben bis zu 90 Tage ausschließlich zur Prüfung dieses Verdachts protokollieren; auch diese Daten werden nicht zum Training genutzt. Eine Befreiung von dieser Protokollierung haben wir bei Google beantragt. Da Google zu einem US-Konzern gehört, ist ein behördlicher Zugriff auf Grundlage des US-amerikanischen CLOUD Act nicht vollständig auszuschließen; Google verpflichtet sich, entsprechende behördliche Anfragen zu prüfen, anzufechten und auf das notwendige Minimum zu beschränken.

Auch Ihre Anfragen an den Chat-Assistenten verarbeitet Google Vertex AI mit dem Sprachmodell Gemini unter den oben genannten Bedingungen: globaler Endpunkt, keine Nutzung zum Training, kein Zwischenspeicher, Missbrauchsüberwachung wie beschrieben. Hat der Chat-Assistent Bilder oder Formularfelder zu beurteilen, werden diese für die jeweilige Anfrage an Google übermittelt.

Der Verlauf Ihrer Unterhaltungen mit dem Chat-Assistenten wird zur Bereitstellung dieser Funktion gespeichert. Nutzt der Chat-Assistent auf Ihre Anfrage hin die optionale Websuche, wird die jeweilige Suchanfrage an einen externen Suchdienstleister (Tavily, USA) übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Hinweis: Die erzeugten Alternativtexte und Langbeschreibungen sind KI-generierte Inhalte.

6. Nutzerfeedback

Nutzer haben die Möglichkeit, generierte Alt-Texte und Langbeschreibungen als hilfreich oder verbesserungswürdig zu bewerten. Dieses Feedback wird zusammen mit dem bewerteten Text gespeichert und dient der Verbesserung des Dienstes und der Qualität der KI-generierten Texte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes).

7. Cookies

InkluDocs verwendet ausschließlich einen technisch notwendigen Session-Cookie für die Anmeldung. Dieser Cookie:

Dient ausschließlich der Authentifizierung (Session-Management)
Ist als HttpOnly markiert (kein Zugriff durch JavaScript)
Ist als SameSite=Strict konfiguriert (kein Cross-Site-Tracking)
Enthält keine personenbezogenen Daten, sondern nur ein verschlüsseltes Token

Wir verwenden keine Tracking-Cookies, keine Analyse-Tools und keine Werbe-Cookies. Es findet kein Tracking statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Eine Einwilligung ist für technisch notwendige Cookies gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich.

8. Hochgeladene Dateien

Wenn Sie Bilder oder PDF-Dateien hochladen, werden diese auf unserem Server gespeichert und verarbeitet:

Die Dateien werden ausschließlich zur Generierung von Alt-Texten verarbeitet.
Die Dateien bleiben gespeichert, bis Sie diese aktiv über die Anwendung löschen oder Ihren Account löschen lassen.
Es erfolgt keine Weitergabe der Dateien an Dritte (außer an den KI-Server zur Verarbeitung, siehe Abschnitt 5).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

9. URL-Scanner

Wenn Sie die Funktion zum Scannen von Websites nutzen, ruft InkluDocs die von Ihnen angegebene öffentliche Webseite ab und analysiert die darauf enthaltenen Bilder. Dabei werden:

Bilder von der angegebenen Website temporär auf unserem Server gespeichert.
Die heruntergeladenen Bilder nach der Verarbeitung wie reguläre Uploads behandelt (siehe Abschnitt 8).
Keine Daten an die gescannte Website übermittelt, die auf Sie als Nutzer schließen lassen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, sofern diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO basiert.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@inklutec.de

11. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für kostenpflichtige Tarife nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, gewählter Tarif und Laufzeit, Rechnungsbetrag sowie die von Ihnen auf der Zahlungsseite eingegebenen Zahlungsdaten. Ihre vollständigen Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer) werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und erreichen unsere Server zu keinem Zeitpunkt. Wir erhalten von Stripe lediglich eine Kundenkennung, den Status der Zahlung und die Angabe, welcher Tarif bezahlt wurde.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags).

Drittlandübermittlung: Stripe kann Daten an die Muttergesellschaft in den USA übermitteln. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.

Speicherdauer: Zahlungsbezogene Unterlagen unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel bis zu zehn Jahre). Sie werden bei Stripe geführt und sind von einer Löschung Ihres InkluDocs-Kontos nicht berührt.

Einzelheiten: Datenschutzerklärung von Stripe (öffnet in neuem Tab).

12. Nachweise zu Vertragsschluss und Kündigung

Wenn Sie einen kostenpflichtigen Tarif buchen, halten wir fest, dass und wann Sie dem sofortigen Leistungsbeginn zugestimmt haben, welcher Fassung der Widerrufsbelehrung diese Zustimmung galt sowie eine gekürzte Kennung Ihres Internetzugangs. Wenn Sie über unseren Kündigungsknopf kündigen, halten wir Ihre Angaben, die Art der Kündigung und den Zeitpunkt des Zugangs fest.

Zweck und Rechtsgrundlage: Diese Angaben brauchen wir, um im Streitfall den Vertragsschluss und den Zugang einer Kündigung nachweisen zu können — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung aus §§ 312f, 312k BGB) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beweisbarkeit).

Speicherdauer: bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen, längstens drei Jahre nach Ende des Vertragsverhältnisses.

13. DSGVO-konforme Löschung

Sie können Ihr Konto und alle damit verbundenen Daten jederzeit selbst löschen — im angemeldeten Zustand im Bereich „Konto“ über „Konto löschen“. Zur Bestätigung wird Ihr Passwort abgefragt. Alternativ wenden Sie sich an kontakt@inklutec.de.

Bei einer Kontolöschung werden unwiderruflich gelöscht:

Ihre Kontodaten (Name, E-Mail, Passwort-Hash)
Alle hochgeladenen Dateien und extrahierten Bilder
Alle generierten Alt-Texte, Langbeschreibungen und Projektdaten
Chatverläufe mit dem InkluAgent und Ihre eigenen Prompt-Vorlagen
Freigabe-Links an Gäste samt der zugehörigen Zugangstoken
Ihre Verbrauchs- und Guthabendaten sowie Team-Mitgliedschaften und offene Einladungen
Alle API-Schlüssel und die zugehörigen Nutzungsdaten

Ein laufender kostenpflichtiger Vertrag wird bei der Löschung beendet. Nicht gelöscht werden Unterlagen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen — insbesondere Zahlungs- und Rechnungsdaten bei unserem Zahlungsdienstleister (siehe Abschnitt 11) sowie die Nachweise nach Abschnitt 12. Diese Daten sind für die weitere Nutzung gesperrt und werden nach Ablauf der Fristen gelöscht.

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Ludwig-Erhard-Str. 22, 7. OG

20459 Hamburg

15. Auftragsverarbeitung für Unternehmen und Behörden

Verarbeiten Sie über InkluDocs personenbezogene Daten aus Ihrem eigenen Verantwortungsbereich, sind wir insoweit Ihr Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Den entsprechenden Vertrag samt Übersicht aller Unterauftragsverarbeiter und der technischen Schutzmaßnahmen finden Sie auf der Seite Auftragsverarbeitung.

16. Kontaktformular

Über das Kontaktformular auf der Seite Kontakt können Sie uns ohne Anmeldung eine Nachricht senden. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht (Pflichtangaben) sowie, wenn Sie sie angeben, Ihren Namen und einen Betreff. Sind Sie beim Absenden in Ihrem InkluDocs-Konto angemeldet, vermerken wir zusätzlich die E-Mail-Adresse dieses Kontos, damit wir Ihre Anfrage zuordnen können; das Formular wird nicht vorausgefüllt, und wir antworten an die von Ihnen eingetragene Adresse.

Die Nachricht wird per E-Mail an unser Support-Postfach (support@inkludocs.de) übermittelt und dort bearbeitet. Eine automatische E-Mail an die eingetragene Adresse erfolgt nicht. Das Postfach betreibt unser E-Mail-Dienstleister ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Friedersdorf, Deutschland) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Zweck der Verarbeitung ist die Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Zur Abwehr von Missbrauch durch automatisierte Massenversendung halten wir eine Kennung Ihrer Verbindung für kurze Zeit ausschließlich im Arbeitsspeicher; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist, spätestens ein Jahr nach Eingang. Entsteht aus der Anfrage ein Vertrag oder ist sie für die Abrechnung erheblich, bewahren wir den Schriftwechsel für die Dauer der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen auf (§ 257 HGB, § 147 AO; Geschäftsbriefe sechs Jahre). Ihre Rechte finden Sie in Abschnitt 10.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.

Stand: September 2026